私は今から満24年前に住み込み管理員として14年半勤務後、その企業関西最大規模（団地型）の統括責任者として赴任し、満2年後に全棟完成と管理組合設立後の運営取りまとめ作業を完了し、統合後の企業へ招かれました。
今より9年前に私が所属する管理会社の統合を機に、統合先のマンション事業執行役員に面談の結果、「当社は恥ずかしいことに、管理員さんへの指導サポート業務は皆無が実情です。全面的にサポート体制の確立をお願いしたい」との依頼を受けました。
さっそく、当該責任者に訪館先50物件の選出依頼をし、約2ヶ月間で35物件の視察を経て中間報告書をまとめ、全支店会議の席上にて現状報告と今後の取り組み方法を説明しました。 この管理会社には管理業務のルールが無いため、狭い事務室内に保管期限外資料（保管期限制度の定めは無し）が散乱状態で、他の大半のマンション現場も同様の状態でした。2年半の間に140余案件を訪館し、管理資料の整理作業を管理員さんと一緒に行うと同時に、事前に準備した「管理員業務指導要綱」のチェックシート沿った指導も並行実施しました。
《その結果》 ①管理資料の整理作業を管理員さんと一緒に行った事で作業完了後の継続作業方法の重要性の理解が深まりました。
②すべてのマンション現場の管理資料ファイルが共通化されたことで、管理員代行さん・各種緊急対応のため、諸関係者に必要目的資料の速やかに把握しました。
③これまでオフイスのマンション担当者は管理員さんへの指導に関心（会社より指示が無いため）を持たない状態でしたが、作業が進むにつれてその必要性に理解を示すようになりました。
④お客様に閲覧要望にも迅速な対応化可能になりました。
⑤必要基準ファイルは30戸の案件でも1,000戸の案件でも必須項目は同じであることに気付きました。ただし、駐車場（30台の場合は1冊が1,000台の場合は10冊）・ゲストルール・集会室・その他各種施設の有無により必要ファイルの増減は生じました。
《同業他社について》 所属企業の新規立ち案件のうち、リプレース案件が約50％くらいありましたが、これらの案件に速やかに対応しました。（100戸以下築10年未満の場合の整理作業は概ね3日間程度を要しましたが、中には規模約800戸位、築20年の場合などは3名で約1か月間を要した場合もありました。）
《約500案件以上の作業を行った結果》 管理員さん・代行さん等のみならず、お客様への信頼の向上が顕著にみられたことは、結果としてマンション現場で管理会社の代表として勤務する管理員さんへ大きなサポートに繋がったと確信いたしました。 10余社のリプレース案件の管理資料の整理作業等100余案件以上を経験の結果、どの企業も同様の課題を抱えておられているものと痛感し、私どもでお手伝いの機会をと念じた次第です。