『日本マンション管理情報センター』は、管理委託マンションですべての管理資料運用及び保管等を同一ホームで収納し、関係者が目的資料を速やかに把握できるようにします。
また、逆リプレース防止のため、苦労して積み上げてきた委託先を失うのはマンション管理会社様にとって計り知れない問題となります。
私どもは、マンション管理会社様ならびにマンション居住者の皆様に喜んでいただけるお手伝いをいたします。
サービスメニュー
１、マンション管理組合資料整理運用サポート
① 過歴永久保管資料の整理管理の実施
「竣工図書」「決算資料」「総会・理事会関係資料」「管理委託契約書」「大規模修繕工事関係資料」「その他の工事資料」「その他の資料等データ入力および整理作業」の実施により、必要資料の有無確認で管理組合様・管理員・管理会社が実態共有を図ります。
② 日常使用ファイルを統一仕様化
上記以外の日常的に使用するファイルの仕様についても統一することで、すべてのファイルが見やすく、整理しやすくなります。
２、新規物件の対応
定められた統一新ファイルをマンションの規模に応じて準備し、新任管理員へのファイル資料の運用指導を行います。また、永久保管資料である竣工図書のデータ入力、背表紙作成、および新パイプファイルへの一元管理収納で、関係者すべてが一目で状況を把握できるようにします。
３、リプレース物件の対応
リプレース物件の受託管理開始時には、速やかに前管理会社運用資料の整理作業の実施により、着任管理員の業務の円滑化を図ります。そのために、A：管理事務室内の整理整頓（含む管理会社規定の各種用度品等の調達）、B：永久保管資料のデータ入力と整理完了作業の実施、C：旧管理会社の資料整理後新ファイルへ資料の収納作業、D：新任管理員へファイリングルール説明の実施などを行います。
４、既存物件の対応
A：大半の物件では収納ファイルが満足に配置されていないため、新ファイル（定められた背表紙は納品時に完備）を納品し日常使用資料を収納します。
B：永久保管資料の整理及びデータ入力等の作業を行います。その後、必要なファイルを追加し、収納後に背表紙貼り付け作業を行います。
C：総会（①総会の開催案内、②議案書、③議事録）・管理委託契約書関係資料（①契約更新のお願い、②年間事業計画・予算案、③重要事項説明書、④管理委託契約書締結日、⑤管理委託契約期間）の期日表の作成を行います。